Trasladar el trabajo a distancia es un reto no sólo para las empresas, sino también para los individuos. Muchas personas tienen que enfrentarse a una autoorganización que a algunos les puede resultar difícil. Aunque trabajar desde casa tiene aspectos positivos, hay muchas distracciones que afectan a la productividad. Una vez más, la tecnología viene a ayudar a los empleados que luchan por mantener la productividad.

¿Cómo elegir la herramienta adecuada para su consulta?

Con la abundancia de diversas herramientas para la productividad personal, puede ser difícil elegir una que se adapte perfectamente a las necesidades de su ocupación específica. Por ejemplo, si trabajas en la abogacía, tienes que prestar más atención a la gestión del tiempo y a la organización de reuniones, pero si te dedicas a la medicina, apenas necesitarás la herramienta para estos fines.

Hemos pedido a algunos profesionales del derecho que compartan sus métodos para elegir las herramientas adecuadas. Navin Mahavijiyan, un líder con experiencia mundial en la comunidad de operaciones legales y servicios jurídicos, dio su respuesta y compartió consejos para sus colegas:

Los abogados deben pensar en el problema que intentan resolver cuando adquieren tecnología. Una empresa muy transaccional/con mucha documentación (incluidos los equipos internos) puede beneficiarse enormemente de una herramienta de gestión de asuntos o de flujo de trabajo que pueda automatizar las tareas comunes y la generación de documentos. Casi todos los despachos jurídicos pueden beneficiarse de un sistema DMS que les permita almacenar y gestionar fácilmente todo tipo de datos y documentos. Los abogados que dedican la mayor parte de su tiempo a los contratos deberían buscar el uso de una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos para automatizar y ayudarles a negociar los contratos de forma más eficiente.

El pensador, conferenciante y escritor especializado en tecnología jurídica Colin S. Levy respalda esta opinión: 

"Antes de considerar una herramienta, tienen que tener una visión global de sus procesos actuales. Tienen que entender cómo completan las tareas y dónde están los puntos débiles de sus procesos actuales. Tienen que entender por qué los puntos de dolor son puntos de dolor. También necesitan comprender qué funciones desempeñan personas concretas en esos procesos y por qué desempeñan esas funciones".

Los mejores ejemplos de herramientas tecnológicas jurídicas

La revisión de contratos y la gestión de reuniones son sólo dos de las muchas tareas que los abogados tienen que realizar a diario. Sus listas de tareas son mucho más largas, y apenas pueden arreglárselas sin la ayuda de la tecnología. Hemos reunido las herramientas y sistemas que pueden ser útiles para las tareas diarias de los abogados. 

Las herramientas tecnológicas ayudan a los abogados de muchas maneras, según Navin Mahavijiyan:

El uso de la tecnología puede ayudar de tres formas fundamentales:

(1) automatizando los aspectos más administrativos del trabajo jurídico, por ejemplo, generando los borradores iniciales de los contratos, enviando recordatorios a los clientes/contrapartes, haciendo un seguimiento automático de los asuntos/tareas jurídicas y proporcionando informes sobre el tiempo empleado, los volúmenes, etc. 

(2) aumentar el trabajo jurídico más complejo, por ejemplo, la redacción de documentos contractuales basada en la inteligencia artificial o la aplicación automática de políticas de facturación a las facturas del bufete (aunque esto se aplica normalmente en el lado del cliente, pero los bufetes deberían estar familiarizados con la facturación electrónica); y 

(3) Sistemas de gestión de documentos (DMS). Este es un factor crítico para casi todos los despachos de abogados, ya que la retención de archivos y comunicaciones por correo electrónico es muy importante; estos permiten archivar eficazmente, guardar desde otras herramientas como Outlook/Word y elaborar un etiquetado de documentos para que la búsqueda sea mucho más eficaz que la típica solución G-Drive/OneDrive, y que el abogado y otros miembros del despacho puedan acceder a ellos desde cualquier lugar.

Investigación jurídica

El portal jurídico Lawyerist recopiló la lista de herramientas que pueden ser utilizadas específicamente por los despachos de abogados. Algunas de las aplicaciones que el portal recomienda para la investigación jurídica:

● Fastcase es una herramienta de investigación impulsada por la inteligencia artificial que ayuda a buscar información en muchas fuentes disponibles para la preparación de casos. Como se menciona en el sitio web de la empresa, "la biblioteca de Fastcase incluye derecho primario (jurisprudencia y estatutos), blogs jurídicos, artículos de revistas de derecho, escritos, alegatos, bases de datos de peritos, análisis y tratados secundarios. Incluye 129 tratados de Aspen y CCH y más de 100 títulos de James Publishing, así como 79 tratados laborales de Littler. A través del nuevo sello de Fastcase, Full Court Press, tiene unos 30 títulos en producción. Fastcase también ofrece acceso a artículos de revistas jurídicas a través de su asociación con HeinOnline".

La herramienta ofrece una prueba gratuita si no está seguro de si será útil para su trabajo o no.

● Casetext ayuda a los abogados a mejorar su proceso de investigación. Cuando le das a la aplicación un patrón de hechos específico, utiliza la inteligencia artificial para buscar las leyes, estatutos y reglamentos pertinentes. 

La Facultad de Derecho de Harvard recomienda utilizar la National Law Library que ofrece para muchos estados 50 años de cobertura de jurisprudencia, estatutos estatales, constituciones y otros materiales.

Análisis jurídico

Tras realizar la investigación, comienza el proceso de análisis jurídico. Esta etapa también se puede facilitar con la ayuda de herramientas.

● Premonition es la base de datos de litigios que ayuda a los abogados a predecir el desarrollo del caso y la probabilidad de ganar. La empresa afirma que sus "análisis predictivos son consultados por los responsables de la toma de decisiones en empresas de la lista Fortune 500, bufetes de abogados globales, instituciones académicas líderes y organizaciones sin ánimo de lucro que mejoran la vida de millones de personas en el mundo en desarrollo."

El software también ofrece funciones como el escaneo de demandas para conocer el tipo de caso y el juez, prediciendo posibles riesgos y resultados. Las ventajas de esta herramienta es la cobertura de la información ya que cuenta con una de las mayores bases de datos de Estados Unidos.

● Brainspace es la plataforma de análisis global que cuenta con un complejo de funciones que ayudan a la investigación jurídica. La ventaja del software es la conveniente visualización de datos aparte de la analítica de posibles riesgos durante el desarrollo del caso. 

● BRYTER es una herramienta que ayuda a automatizar su flujo de trabajo y hace que las tareas diarias sean más organizadas. El pensador, conferenciante y escritor especializado en tecnología jurídica, Colin S. Levy, recomienda esta herramienta como una de las que más le ayudan en la organización de su trabajo.

Preparar y analizar contratos es la rutina de la profesión jurídica. Aunque con el tiempo se aprende a hacerlo más rápido, estos procesos siguen siendo lentos y aburridos. Aquí, la tecnología viene a ayudar una vez más. Algunos servicios pueden escanear los contratos por ti, dar información sobre los posibles errores, señalar los precios desiguales, etc. El algoritmo suele ver más que los ojos de un humano, por lo que los abogados agradecen la ayuda de las herramientas. 

Redacción y gestión de contratos

Algunas de las herramientas de redacción y gestión de contratos que pueden hacer más llevadera la rutina:

● LinkSquares da la forma conveniente de trabajar con los contratos, editarlos y organizar toda la información en los papeles. Muchos grandes bufetes de abogados utilizan la aplicación y tiene un enfoque detallado de la gestión de contratos. Puedes trabajar en colaboración con tus colegas, recopilar análisis y conocimientos que serán valiosos en tu futuro trabajo, incluso construir plantillas de documentos, todo en una sola aplicación.

● Zola Suite es la herramienta de gestión de contratos perfecta para los bufetes de abogados, pero no está disponible para los profesionales en solitario. Entre las funciones que ofrece la aplicación están la comprobación de contactos, la gestión de tareas, el envío de correos electrónicos a los clientes y la sincronización con los colegas. Si trabajas en una empresa que a menudo tiene que tener acceso abierto a la información, será extremadamente útil contar con una herramienta que sincronice tus acciones.

● Herramienta de edición y análisis de documentos legales, Loio cuenta con una serie de funciones que ayudan a gestionar la redacción de contratos con mayor facilidad. 

Esta herramienta de análisis ayuda en numerosas tareas que los profesionales del derecho realizan a diario: revisar los contratos y resaltar cualquier variabilidad, señalar posibles errores y sugerir ediciones.

● Josef es un servicio de automatización legal en el que confían muchos bufetes de abogados de EE.UU. Se encarga de la comunicación con el cliente, el análisis de datos y la redacción de documentos, todo a la vez, por lo que si quieres tener un número mínimo de herramientas para un flujo continuo, puede ser una gran opción.

● Algunos profesionales del derecho confían su documentación a Coparse, y Levy está entre ellos. La herramienta detectará los errores críticos y destacará los que puedan requerir atención. Además, puede hacer resúmenes de documentos si lo requieres.

Herramientas de gestión del tiempo

La redacción de contratos, los correos electrónicos, las reuniones y otros trabajos de gestión son mucho más fáciles con las herramientas de gestión del tiempo:

● Woodpecker es una herramienta que conectará tus canales de comunicación en uno solo. Con el servicio, es más fácil hacer un seguimiento de los correos electrónicos, gestionar todas las tareas, buscar cuentas de redes sociales y crear campañas.

● Dado que los profesionales del derecho en Estados Unidos fijan sus precios por horas, necesitan contar con herramientas fiables para el seguimiento del tiempo. RescueTime es uno de los servicios que facilitará este proceso. La herramienta ayuda a realizar el seguimiento de las reuniones, a fijar el tiempo de las tareas y a asegurarse de que todas las tareas se completan. En este caso, la tecnología es un ahorro cuando se trata de agendas ocupadas y una carga de reuniones.

● Xakia es una herramienta de gestión de asuntos legales que permite a las empresas hacer un seguimiento de la carga de trabajo de sus empleados o ayudar con las tareas individuales. A veces los abogados tienen que gestionar miles o cientos de asuntos, lo que es casi imposible sin ningún sistema de gestión del tiempo. Puedes crear tantos asuntos como sea necesario, priorizarlos, establecer plazos, hacer asignaciones a tus compañeros y hacer un seguimiento de los presupuestos.

● Si la herramienta anterior te resulta incómoda, puedes prestar atención a My Hours. El servicio crea analíticas e informes semanales sobre el tiempo que le dedicas a las tareas especificadas y, además, te permite trabajar en equipo, algo esencial para los despachos de abogados.

● Clio Manage is a tool specifically created for lawyers, which is why it helps with almost every step related to contracts, cases, and court appearances. Levy also relies on Clio in his work. If you like the features on this website, Clio allows trying all in the demo version. 

Here is the list of tools that Navin Mahavijiyan finds helpful in his practice:

● Mithratech TAP for matter management and workflow;

● Checkbox for matter management and workflow;

● highQ for matter management and CLM;

● Evisort for CLM;

● Malbek for CLM;

● NetDocuments for DMS;

● SimpleLegal for ebilling.

Also, we asked Levy about his favorite legal tech tools. He emphasized that there are so many tools, and the ones listed below are just some of the many great ones that exist in the market today:

● Clio;

● BRYTER;

● Josef;

● CoParse;

● Documate;

● Woodpecker.

Conclusion

As you can see, many everyday tasks may become easier and more doable if you reach out for technological help. As it is, if nothing more, these programs help people manage their work and be more productive.

This article is an extract of the free eBook Lawyer’s Work and Productivity in a New Normal. Written by Lawrina team and top legal innovators, this eBook contains 80+ pages of recent researches and brand-new approaches to lawyer’s work, productivity, and effective communication in a post-pandemic.