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La autora incide en la importancia de seleccionar a un agente registrado en los momentos de constitución de una empresa

La elección de un agente registrado es una cuestión fundamental para las empresas de nueva creación y las que cumplen los requisitos. A la hora de elegir si se nombra a un agente registrado individual o corporativo, los propietarios de la empresa, así como los abogados de negocios que asesoran a los propietarios sobre esta cuestión, deben tener en cuenta ciertos riesgos inherentes a la elección de un individuo.

Casi todas las sociedades, LLC y LP están obligadas a nombrar y mantener continuamente un agente registrado en su estado de constitución y en todos los estados en los que estén habilitados para hacer negocios como entidad extranjera. Se trata de un agente al que se le puede entregar una citación, una demanda u otros documentos iniciales del litigio.

En general, un demandante no tiene que notificar al agente registrado. Las normas de notificación de procesos suelen permitir que un funcionario, un agente gerente, un agente general o ciertas otras personas autorizadas por la empresa o la ley reciban los documentos del proceso. Sin embargo, los demandantes a menudo prefieren notificar a los agentes registrados por dos razones principales:

1. Un agente registrado es más fácil de localizar. El demandante sólo tiene que comprobar los registros del Secretario de Estado para encontrar el nombre y la dirección. Localizar a un funcionario, gerente, agente general u otro agente dentro del estado puede ser mucho más difícil.

2. La notificación a una persona que no sea el agente registrado puede dar lugar a costosas y largas disputas sobre si la persona notificada estaba autorizada por el demandado para recibir el proceso en su nombre.

Consejo: En general, una persona puede ser considerada "agente gestor" o "agente general" a efectos de la notificación de la demanda si su posición, rango y funciones hacen que sea razonablemente seguro que el demandado será informado de que se ha producido la notificación. Esta determinación queda a discreción del tribunal y se decide caso por caso. El resultado puede ser difícil de predecir.

El nombramiento de un agente registrado

El agente registrado inicial de una corporación, LLC o LP se establece en su documento de constitución. Cuando una empresa se registra en un estado extranjero, el nombre y la dirección de su agente registrado ubicado en ese estado extranjero se establece en su solicitud de autorización.

La elección del agente registrado, al igual que la elección del tipo de entidad, el estado de constitución y el nombre de la entidad, es una de las primeras y más importantes decisiones que pueden tomar los propietarios de una entidad comercial. Desafortunadamente, la elección de un agente registrado no siempre recibe el nivel apropiado de atención que se necesita - lo que puede terminar siendo un error costoso.

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Agentes registrados individuales vs. corporativos

En general, los propietarios de una corporación, LLC o LP tomarán una de las siguientes decisiones:

- O nombrarán a una persona física, como un abogado, propietario, miembro, socio o gerente.

- O designarán a una empresa que se dedique a prestar servicios de agente registrado, lo que a veces se conoce como "agente registrado profesional".

Hay varios factores a tener en cuenta a la hora de decidir si se nombra a un individuo o a un agente registrado profesional. Uno de ellos es que existen riesgos al designar a un individuo. A continuación se detallan algunos de los riesgos que hay que tener en cuenta antes de decidirse a nombrar a un individuo como agente registrado.

Riesgo 1: Un individuo no estará en la oficina

Existe el riesgo de que una persona física no esté en la oficina registrada en el estado cuando se entregue el proceso. Esto puede dar lugar a un par de problemas. Uno de ellos es que, en algunos estados, un intento fallido de notificar al agente registrado permite a un tribunal ordenar una "notificación sustitutiva", por ejemplo, notificando al Secretario de Estado, o enviando por correo o publicando los documentos del proceso. La notificación sustitutiva no es tan fiable como la notificación directa (como la entrega en persona o el correo certificado con acuse de recibo). Esto, a su vez, puede dar lugar a que la empresa no responda a tiempo, lo que puede dar lugar a una sentencia en rebeldía. El siguiente caso ilustra este punto:

El notificador del demandante intentó notificar a una sociedad limitada (LP) de Georgia (Estados Unidos) a través de su agente registrado - su abogado - en la dirección del domicilio social que figuraba en los registros del Secretario de Estado de Georgia. La dirección indicada era una oficina "virtual" para la gestión del correo y los servicios de atención telefónica. No era el lugar de trabajo del agente registrado. La recepcionista le dijo al notificador que no había nadie autorizado para recibir la notificación. El demandante hizo entonces una notificación sustitutiva al Secretario de Estado, que remitió una copia al LP en el domicilio social virtual.

La LP no contestó. Se dictó una sentencia en rebeldía que fue anulada. El Tribunal de Apelación de Georgia sostuvo que la sentencia en rebeldía no debería haber sido anulada. El tribunal señaló que la ley de Georgia exige que el domicilio social del agente registrado sea el mismo que el domicilio social. Como este no era el caso aquí y como el agente registrado no estaba presente para recibir la notificación del proceso, el demandante podía notificar al Secretario de Estado.

Además, la ley sólo exige que el Secretario de Estado envíe una copia al domicilio social, lo que hizo. La ley no exige que el demandado reciba la notificación. Hooks v. McCondichie Properties 1, LP, 767 S.E.2d 517 (Ga. App. 2015).

Otro problema de que el agente registrado no esté en la oficina cuando llega el notificador o el cartero es que los documentos pueden ser dejados con otra persona en la oficina. Esto a veces resulta en que ni el agente registrado ni el abogado reciben la notificación de la demanda a tiempo para responder. Tomemos como ejemplo el siguiente caso:

El demandante notificó a una LLC por correo certificado en la dirección que figuraba como agente estatutario. Los documentos fueron firmados por la madre del propietario de la LLC, que hablaba poco inglés y no estaba afiliada a la empresa. La LLC no respondió y se dictó sentencia en rebeldía. El Tribunal de Apelación de Ohio confirmó la sentencia en rebeldía, considerando que no podía anularse por negligencia excusable. La LLC no recibió la notificación de la demanda debido a su propia negligencia al elegir a su agente estatutario y no aplicar procedimientos internos para garantizar que los documentos notificados en la dirección estatutaria se dirigieran a la persona adecuada. John W. Judge Co. v. USA Freight, LLC, 2018 Ohio App. LEXIS 2880.

Riesgo 2: La información del agente registrado no se actualiza de manera oportuna

Otro riesgo es que una persona pueda trasladar su oficina, o que deje de ser empleado de la empresa, sea transferido a otro estado, o por otra razón necesite ser reemplazado. En esos casos, habrá que actualizar el nombre y/o la dirección del agente registrado en los archivos del Secretario de Estado. Si hay un lapso de tiempo antes de que se actualicen los registros, es posible que la empresa no reciba la notificación del litigio. Los siguientes casos proporcionan ejemplos:

Caso 1: El demandante presentó una demanda por incumplimiento de contrato contra una LLC. La citación se envió por correo a la persona que figuraba en el sitio web del Secretario de Estado de Ohio como su agente registrado, en la dirección indicada. Sin embargo, la persona que figuraba como agente registrado había fallecido tres semanas antes. Alguien en la dirección del agente registrado firmó la citación. Nadie respondió en nombre de la LLC y el demandante obtuvo una sentencia en rebeldía que fue confirmada por el tribunal de apelación. El tribunal señaló que correspondía a la LLC nombrar un nuevo agente registrado. El tribunal declaró que "el incumplimiento por parte de la LLC de su obligación legal no puede utilizarse como medio para eludir el intento [del demandante] de perfeccionar la notificación de la demanda." S&S Quality Remodeling v. Phoenix Remediation, 2014 Ohio App. LEXIS 4508.

Caso 2: Una LLC designó a un miembro individual como su agente registrado y su residencia como su domicilio social. El agente judicial fue al domicilio social y notificó a una persona con el mismo nombre que el agente registrado. Sin embargo, la persona notificada era en realidad el padre del agente registrado, que no estaba asociado a la LLC. El agente registrado ya no vivía allí. Sin embargo, no informó a la LLC de que se había mudado, y el domicilio social nunca se cambió en los registros del estado. La LLC no respondió y se dictó una sentencia en rebeldía. El Tribunal de Apelación de Illinois confirmó la sentencia, señalando que podría haber decidido de forma diferente si el padre hubiera sido notificado en cualquier otro lugar. Sin embargo, la LLC tenía un control absoluto sobre la identificación y la ubicación de su agente registrado y no puede escapar a las consecuencias cuando, como en este caso, la citación fue notificada de acuerdo con sus propias instrucciones. Pickens v. Aahmes, 104 N.E. 3d 507 (Ill. App. 2019)

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Riesgo 3: Manejo incorrecto o ignorar el proceso

Otro riesgo es que un agente registrado individual puede manejar mal o ignorar los documentos debido a la falta de entrenamiento. O él o ella puede haber estado ocupado con su propio trabajo regular o estaba distraído por cuestiones personales. Desgraciadamente, hay varios ejemplos de este riesgo, entre ellos los siguientes:

Ejemplo 1: Una empresa nombró a un abogado como su agente registrado. Se notificó una demanda a una secretaria en el lugar de trabajo del agente registrado, lo que constituía una notificación sustitutiva adecuada según la legislación de California. El agente registrado recibió inmediatamente la demanda, pero nunca la remitió, ni la notificación de la sentencia en rebeldía, a nadie de la empresa.

Explicó que creía, erróneamente, que la notificación no era correcta porque no había sido notificada personalmente. Aunque el tribunal de primera instancia concedió a la empresa la reparación de la falta de pago por error legal, el Tribunal de Apelación de California revocó la decisión, sosteniendo que el agente registrado no actuaba como abogado de la empresa cuando actuaba como su agente registrado y, por lo tanto, el hecho de que no informara a la empresa de la notificación no constituía un error legal. Sadr v. NCL (Bahamas) Ltd., 2018 Cal. App. Unpub. LEXIS 4492

Ejemplo 2: El demandante se cayó en un restaurante. En la demanda se nombraba el restaurante, que era un nombre supuesto bajo el que operaba la LLC. El agente registrado de la LLC recibió el proceso. No tomó ninguna medida porque creyó incorrectamente que no era necesario porque la LLC no era el demandado nombrado. El tribunal de apelación, al confirmar la sentencia en rebeldía, señaló que una empresa puede ser demandada bajo su nombre falso y que las acciones del agente registrado al ignorar deliberadamente el litigio en lugar de ponerse en contacto con un abogado no constituían una negligencia excusable. Danny's Sports Bar Chicago Style Pizza v. Schuman, 26 N.E.3d 686 (Ind. App. 2015).

Algo más para que el abogado considere es que a veces el agente registrado intencionalmente trata de evadir el servidor de proceso. Tome el siguiente caso:

Una LLC nombró a su gerente como agente registrado. La dirección del agente registrado que proporcionó fue una ubicación donde la LLC no hizo ningún negocio y donde el agente registrado admitió que rara vez visitó o preguntó a alguien en la ubicación si los documentos habían sido entregados para él. El demandante presentó una demanda contra la LLC y el gerente. Se dictó una sentencia en rebeldía, que la LLC no recurrió. Al confirmar la sentencia en rebeldía contra el gerente, el tribunal señaló, entre otras cosas, que el uso de la dirección "falsa" podía considerarse un intento de evitar a los agentes judiciales y no podía atribuirse a una negligencia excusable. Left Coast Wrestling LLC v. Dearborn Int'l. LLC, 2019 U.S. Dist. LEXIS 35255

Conclusión

Ningún propietario de una empresa o abogado de negocios debe subestimar la importancia de elegir el agente registrado correcto. El agente registrado debe ser responsable y competente, o las consecuencias pueden ser desastrosas. Por esta razón, se debe considerar seriamente el nombramiento de un agente registrado profesional en lugar de un individuo.