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Las organizaciones necesitan ser ágiles, eficientes, innovadoras y resilientes si quieren operar con más garantías en este contexto VUCA y conseguir navegar por los actuales mares agitados

La información y la tecnología juegan un papel fundamental para lograr este objetivo. De hecho, el gobierno y la gestión de las TI (gestión de Tecnología de la Información) son claros pilares de la estrategia de las organizaciones de éxito. 

Sin embargo, esto no es una tarea fácil si tenemos en cuenta que las empresas se están digitalizando de forma exponencial, principalmente debido al explosivo desarrollo tecnológico que se ha visto aún más alimentado como efecto desencadenante provocado por la pandemia del Covid 19. 

Esto implica varias consecuencias directas y sin precedentes que representan nuevos retos que las Organizaciones deben aprender a afrontar. La primera es que, como consecuencia de esta transformación, la información que manejan las empresas está experimentando una transición de lo tangible a lo intangible, apareciendo un nuevo paradigma donde los documentos electrónicos y las corporaciones sin papel son la regla más común.

La segunda tiene que ver con el hecho de que el crecimiento del volumen de datos se ha disparado en los últimos años y la tendencia es que este ritmo se acelere aún más.

Aunque las estimaciones varían, algunas predicciones señalan que el volumen de datos en todo el mundo pasará de treinta y tres zettabytes (2018) a 175 zettabytes en 2025. Se supone un aumento del 80% en 7 años. Y eso no es todo. Otro factor crucial es que la variedad de las diferentes fuentes de datos también están aumentando constantemente (múltiples sistemas, programas, apps, archivos, etc).

Todas estas circunstancias están construyendo un nuevo contexto que requiere una profunda transformación y cambios en las estructuras y estrategias, principalmente en aquellas organizaciones que han entendido la importancia de ser impulsadas por los datos, la innovación y orientadas a procesos sin fisuras y transversales. 

Pero, ¿cuáles son estos cambios? ¿Y qué papel deben jugar los abogados y la función Jurídica en su implementación?

Algunas de las organizaciones más importantes de abogados, como CLOC y ACC, dedican especial atención a la evolución y mejora de la madurez de las operaciones legales y su alineación con el resto del negocio. Entre las operaciones clave que están en el punto de mira se encuentra el "Information Governance and Recordkeeping" por su crucial valor añadido y ayuda en el cumplimiento normativo y legal de las empresas.

Así, de las ideas expuestas hasta ahora se desprenden dos hechos claros. En primer lugar, que la mejor manera de optimizar un uso y control eficiente de la información de las empresas es la creación de un Gobierno de la Información. En segundo lugar, que la función jurídica debe ser uno de los actores protagonistas y activos de este órgano.

Existen muchos tipos de herramientas y programas de formación que pueden ser utilizados por las asesorías jurídicas con el fin de crear y nivelar políticas, procesos y acciones específicas relacionadas con el "Gobierno de la Información y el Mantenimiento de Registros".

Es muy recomendable comenzar por la creación del Órgano de Gobierno, sus funciones, sus responsabilidades y la definición de los principios que lo inspirarán. En esta tarea podríamos recurrir a modelos de referencia como "The Calder-Moir IT Governance Integrated framework" o el "Information Governance Reference Model" (IGRM) de EDRM, los "Generally Accepted Recordkeeping Principles" (GARP) creados por Arma International y los principios de ISACA incluidos en COBIT 5. Ambos modelos de referencia remarcados incluyen entre sus áreas de Gobierno, Legal y Cumplimiento.

Podría decirse, por un lado, que esta situación representa una potencial oportunidad para que los departamentos jurídicos y los profesionales jurídicos crezcan y se conviertan en piezas estratégicas dentro de su organización y, por otro lado, que también constituye una obligación legal en un entorno cada vez más regulado.

Con todas estas fuerzas y flujos empujando, es hora de que la comunidad jurídica se conciencie y comience a desarrollar nuevos perfiles y a capacitarse para manejar estas funciones con solvencia. Los modelos de referencia anteriormente mencionados proporcionan referencias detalladas sobre las normas internacionales de estandarización y mejores prácticas en materia de Gobierno y Gestión de TI en las que las áreas jurídicas pueden formarse para cumplir con esta función esencial. 

Actualmente, las más importantes y reconocidas a nivel mundial son las familias ISO 38500 y 27000, COBIT 5, ITIL y COSO.

Las disrupciones y las nuevas formas de entender la profesión jurídica están aquí. Transformemos juntos la función jurídica. Abraza el cambio y aprovecha estas nuevas oportunidades.