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La Dr. Silvia Hodges Silverstein ha redactado una guía para ayudar a los compradoes de servicios jurídicos 

En los últimos años, un número cada vez mayor de profesionales de la contratación se ha involucrado en la compra de servicios jurídicos. Estos profesionales de la "compra legal" utilizan un enfoque de adquisición de servicios jurídicos y tienen como objetivo impulsar el valor y la ventaja competitiva para sus empleadores más allá de la mera reducción de costes. 

Este artículo es una selección de la recién publicada Guía rápida para la compra de servicios jurídicos. Hemos redactado la Guía para ayudar a los compradores de servicios jurídicos -abogados internos, operaciones jurídicas, adquisiciones jurídicas- y se basa en la investigación del Buying Legal® Council, la organización comercial internacional y la única fuente de formación e investigación dedicada a los profesionales encargados de la contratación de servicios jurídicos y la gestión de las relaciones con los proveedores.

GESTIONAR EL GASTO LEGAL

Una de las principales tareas de la compra legal es apoyar al departamento legal en la gestión del gasto externo. Dado que cada vez son más las organizaciones que exigen a los departamentos jurídicos que establezcan y se atengan a los presupuestos, es necesario un enfoque de gestión "activo" con los asesores externos para garantizar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos y la obtención de beneficios y ahorros. La gestión "colaborativa" va más allá e incluye el desarrollo de una responsabilidad compartida entre el abogado externo y los abogados internos para ofrecer soluciones innovadoras.

El Cuadro 1 muestra los diferentes niveles de madurez del gasto legal bajo gestión con sus indicadores clave de rendimiento (KPI) asociados. Utilice este modelo para evaluar la situación actual de su organización. Identifique las herramientas y los indicadores de rendimiento para implementar y conseguir progresivamente más gasto legal bajo gestión profesional.

Figura 1. Niveles de madurez del gasto legal bajo gestión

(Fuente: Buying Legal® Council/Elevate)

Su organización puede utilizar diferentes iniciativas de gestión del gasto legal para lograr ahorros de costes, beneficios de desempeño específicos y tener diferentes horizontes de tiempo. La Matriz de Gestión de Gastos Legales en el Recuadro 2 indica las iniciativas para ayudar a priorizar sus actividades:

- Tiempo para lograr beneficios (eje X): Las estrategias de los cuadrantes de la izquierda suelen obtener beneficios más rápidamente que las de los cuadrantes de la derecha.

- Requisitos de gestión del cambio (eje Y): Las estrategias de los cuadrantes inferiores suelen ser más fáciles de desplegar -técnica o políticamente- que las de los cuadrantes superiores.

- Oportunidad de beneficio (tamaño de la burbuja): Las burbujas más grandes muestran las estrategias que tienen más probabilidades de ofrecer un mayor ahorro de costes que las estrategias indicadas por las burbujas más pequeñas. 

Figura 2. Matriz de gestión del gasto legal Matriz de gestión del gasto legal

(Buying Legal® Council/Elevate)

Un departamento jurídico que requiera un control rápido de los costes podría seleccionar proyectos en el cuadrante inferior izquierdo, mientras que una organización que busque beneficios sostenibles a lo largo de un horizonte temporal más largo podría considerar proyectos en el cuadrante superior derecho. 

No es necesario implementar las iniciativas de gestión del gasto legal en la secuencia numerada. Al diseñar un programa estratégico, comience con flujos de trabajo tanto a corto como a largo plazo para obtener los beneficios de forma rápida y consistente.

EVALÚESE A SÍ MISMO

Gastos legales

Los gastos jurídicos comprenden los costes de personal del departamento jurídico, los gastos en asesoramiento externo y las multas y sanciones reglamentarias. Según datos de la Association of Corporate Counsel, el gasto legal total como porcentaje de los ingresos de la empresa oscila entre el 0,4 y el 2,3%. Hay que tener en cuenta que los sectores altamente regulados, como los bancos, las compañías de seguros y las empresas farmacéuticas, tienden a gastar en el extremo superior de este rango, significativamente más que las empresas de tamaño similar en otros sectores.

HAGA UNA EVALUACIÓN COMPARATIVA: ¿Cuánto gasta su organización en servicios jurídicos, anualmente, a nivel global? No olvide incluir los servicios jurídicos que no forman parte del presupuesto del departamento jurídico, sino que salen directamente de los presupuestos de las diferentes unidades de negocio.

Ahorros

A los profesionales de la contratación se les suele medir por su capacidad para reducir el gasto. Los resultados de la encuesta del Buying Legal® Council 2020 sugieren que, de media, los profesionales de la contratación jurídica son capaces de ahorrar a sus organizaciones el 17 por ciento del gasto legal total. La mayoría de las organizaciones cuenta con definiciones, cálculos y metodologías de información formales sobre el ahorro, es decir, documentadas por escrito y aprobadas por un órgano pertinente de su organización.

HAGA UN BALANCE: Establezca una línea de base para el gasto y mida lo que su organización es capaz de ahorrar gracias a su participación.

Herramientas de gestión del gasto legal

La negociación de descuentos es la herramienta de gestión del gasto legal más utilizada en la actualidad. Casi ningún cliente paga el precio "de etiqueta" de los despachos. Otras herramientas comúnmente utilizadas son:

- Acuerdos de honorarios alternativos

- Facturación electrónica

- Directrices para abogados externos (OCG)

- Solicitudes de propuestas 

- Análisis de datos (análisis de gastos y costes)

- Congelación de tarifas (es decir, no permitir aumentos automáticos de tarifas anuales)

- Paneles de empresas proveedoras preferidas 

- Contratación a nivel de asunto mediante RFP

- Determinación del alcance de los trabajos antes de su realización

- Desarrollo de criterios de abastecimiento y estrategias de compra 

- Auditorías de facturas

- Gestión de proyectos jurídicos

- Subastas electrónicas

Tenga en cuenta que sólo porque una herramienta se utilice con frecuencia, puede no ser considerada como la más eficaz. Según una reciente investigación del Buying Legal® Council, los profesionales de la contratación jurídica consideran que las siguientes son las diez herramientas más eficaces para la gestión del gasto jurídico:

1. La emisión y el cumplimiento de las directrices de los asesores externos 

2. Realización de análisis de datos (análisis de gastos y costes)

3. Exigir la facturación electrónica

4. Establecer un panel (lista de proveedores preferidos)

5. Publicar solicitudes de propuestas (RFP)

6. Negociación de AFAs (no descuentos)

7. Alcance previo del trabajo

8. Realización de auditorías de facturas

9. Desarrollar criterios de abastecimiento y estrategias de compra

10. Negociación de descuentos

EVALÚESE A SÍ MISMO: ¿Qué herramientas utiliza su organización a la hora de comprar servicios jurídicos? ¿Cuáles podría considerar utilizar?

Acuerdos de honorarios

A menudo, el departamento de compras se encarga de negociar los honorarios de los servicios jurídicos. Los acuerdos de honorarios para los servicios jurídicos se dividen en tres categorías y pueden aplicarse a un asunto completo, a distintas fases de un asunto o a un grupo de asuntos: Modelos basados en la hora, modelos de honorarios fijos/planos y modelos basados en el valor. 

Según la investigación del Buying Legal® Council, los modelos de acuerdos de honorarios más utilizados son:

Figura 3. Modelos de acuerdo de honorarios más utilizados

(Buying Legal® Council)

En la última década, los clientes han insistido cada vez más en la fijación de precios no por horas, a menudo denominados acuerdos de honorarios "alternativos" (AFA). La mayoría de los despachos de abogados corporativos están muy familiarizados con los AFA.

PÓNGASE EN SITUACIÓN DE REFERENCIA: ¿Qué acuerdos de honorarios tiene su organización? ¿Cuáles han funcionado bien y por qué? ¿Cuáles no han funcionado bien y por qué?

Para más información y acceso a las herramientas de gestión del gasto legal, consulte la caja de herramientas de Buying Legal® Council.