Katerine trabaja como asociada senior del despacho de abogados Knight & Lutford, con sede en Los Angeles, Dallas y Miami. Este despacho está especializado en Derecho de familia y su plantilla se compone de un total de 43 trabajadores. Todos ellos abogados.

Katerine se pone en contacto con John, socio principal del despacho, con el fin de poder organizar una cena de navidad con todos los abogados de su firma, como se lleva organizando entre los trabajadores desde hace varios años, teniendo en cuenta las dificultades planteadas este año a causa de la pandemia. 

Después de la conversación entre estos dos profesionales, Katerine contacta con varias agencias de eventos, a fin de organizar una cena de navidad lo más segura posible, y acaba contactando con eVerythink PR Boutique, empresa que le informa cómo organizar una cena de empresa en navidad.

La respuesta es clara y rotunda. La fiesta debe continuar, hay que celebrar con los miembros del despacho de abogaods, independientemente del tamaño de la firma, como cada año. Es necesario una inyección de positivismo, de pasar un rato relajados, sentirnos parte de un equipo, tener un espacio para conocernos mejor. Por eso, la comida o cena de Navidad que cada firma organiza anualmente debe estar presente dentro de calendario 2020 también. Aunque claro, ha de ser totalmente diferente, por motivos más que evidentes: la seguridad de todos los empleados.

¿Cómo sorprender a mi equipo con un evento que nos ayude a construir equipo y a afrontar 2021 con positividad? Las tecnologías van a ser nuestras aliadas, pero el factor sorpresa no puede faltar. Desde eVerythink PR Boutique, creen que la comunicación debe estar presente SIEMPRE para hacer crecer y avanzar cada proyecto, por eso los mensajes debe llegar de forma clara a todos los interlocutores a través de distintos canales o herramientas: 

- Clientes, a través de llamadas, reuniones, newsletters, redes sociales…

- Medios de comunicación: notas de prensa, entrevistas, artículos de opinión, eventos con periodistas…

- Equipo: calls semanales, boletines internos, acciones especiales y… evento navideño.

El evento de Navidad, por supuesto, puede ser con el equipo o con prensa, con clientes, inversores o leads a los que queramos llegar. Es un momento estratégico que se comparte con las personas a las que queremos contarles algo, sorprenderles o hacerles sentir bien, así que lo primero es tener claro qué queremos decirles, qué les gusta y cómo se lo voy a decir.  

Para evitar el contacto físico, las plataformas de videoconferencia que se ha estado utilizando estos meses para nuestras reuniones virtuales son un gran aliado. Si al evento van a acudir muchos invitados, la mejor opción es delegar en profesiones capaces de gestionar esa plataforma según la escaleta del evento, para que todos podáis disfrutar. 

Es importante saber cómo aportar ese toque diferenciador siempre dentro del carácter de la empresa, su filosofía, y los objetivos que se quieran conseguir, y en eso una agencia de comunicación, capaz de captar tu esencia y debilidades rápidamente, puede ayudarte mucho. El evento muestra la imagen de la empresa y cada detalle destaca tus características, por lo que hay que ser muy cuidadosos con todo.

Para poner en marcha la comida/cena de Navidad en la era COVID-19, al igual que en cualquier otra época del año, debemos tener en cuenta:

1. Objetivo: Nunca hay que perder de vista qué es lo que se quiere conseguir con el evento. Con este primer análisis sabremos seleccionar la mejor propuesta e inspirarnos para que sea perfecto. Es importante saber cuál es el mensaje, y esa será la base para todas las ideas que surjan. Dentro de su originalidad, debemos conseguir encajar perfectamente el tono e imagen de la empresa, aportando este toque de sorpresa que se busca: queremos transmitir tranquilidad, positividad, contarles algo importante, divertirnos… 

2. Momento del día: Hay que tener claro si queremos hacer una comida, una cena o un aperitivo. ¡Este año todo vale! Es imprescindible elaborar un timming y un guión, herramientas clave para tenerlo todo controlado antes, y durante el evento. 

3. Un hilo conductor: Alrededor del objetivo del evento debe existir un hilo conductor que no debe perderse de vista para que todo tenga un sentido y sea armonioso. Habrá detalles que sean diferenciadores, pero debe seguir una misma línea y mimetizarse, para que no esté desencajado. 

4. La identidad de la empresa: Es importante saber qué quiere transmitir la empresa y qué valores deben respirarse en el entorno. Todo mínimo detalle es importante, y deben reflejar lo que la compañía quiere transmitir. La imagen, los discursos, las acciones, los envíos a los trabajadores… ¡todo cumple una misión!

5. Crear un espacio digital único: Hay que jugar con el espacio digital para poder transformarlo, customizarlo y adaptarlo a nuestra empresa. Los colores, los logos, la bienvenida, el cierre, una música seleccionada crean un ambiente fundamental que te hace formar parte de ese equipo. Además, podemos combinar un set presencial donde el CEO dé el discurso o se haga un concierto en streaming con el resto de la plantilla conectada en remoto. Las opciones son infinitas y la tecnología lo admite todo

6. Presupuesto: Es importante saber con qué presupuesto contamos y sacarle el máximo provecho, rentabilizando al máximo a nuestros proveedores y acciones. Debemos lograr que las ideas encajen con el presupuesto para que todo quede bien y no sea incoherente.

- Ha de ser digital, para evitar el contacto físico en estos tiempos de pandemia

- Dentro del horario laboral, ya que cada uno está en su casa y fuera de horario puede tener compromisos familiares que le impidan conectarse

- Debe tener un mensaje corporativo claro, un discurso del CEO, echando la vista atrás a lo sucedido, agradeciendo el esfuerzo de todos y sentando las bases de un 2021 prometedor

- Debe contar con alguna actividad diferente que fomente la participación de todos los conectados: concurso de preguntas, taller de cocina con un chef en directo, talent-show, concierto y un ejercicio de impro teatral, por ejemplo, ¡es una buena forma de hacer equipo y pasarlo bien!

- Enviar a cada empleado una caja sorpresa con comida/aperitivo/cena, alguna sorpresa para abrir todos juntos durante el evento y compartir. La gastronomía une e ilusiona. 

- No robar demasiado tiempo. Lo bueno, si breve, ¡dos veces bueno! Una hora y media es suficiente para desconectar de la rutina y oxigenarse

La organización de cualquier evento absorbe mucho tiempo y energía, por eso es clave contar con partners que te ayuden en esta tarea y tengan ya una red de proveedores con experiencia que puedan organizarte el mejor evento de Navidad de empresa, para estar con tu equipo y disfrutar de un día diferente a pesar de la pandemia, sin más estrés añadido al habitual.