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La creación de una buena política de email marketing se debe llevar a cabo con una Política de Retención de Correo Electrónico or ERP y siguiendo los 5 aspectos importantes expuestos por Damian Alderson

Tanto si se trata de una gran empresa como de una nueva empresa, la política de retención del correo electrónico debería ser una de las tareas fundamentales de protección de datos.

Es muy recomendable que una organización cuente con una política de retención de correo electrónico válida y actualizada. El panorama legal en la era actual de la información y la transformación digital es bastante dinámico, y con los cambios un tanto frecuentes en las leyes y el ecosistema normativo, se requiere habilitar una supervisión regular de la documentación y un cumplimiento exhaustivo.  

Una Política de Retención de Correo Electrónico (o ERP) da cuenta del proceso interno de establecer cuánto tiempo deben conservarse los correos electrónicos en su archivo antes de ser eliminados automáticamente.

La política debe abarcar directrices claras sobre el tiempo que deben conservarse determinados mensajes de correo electrónico, así como cuándo y cómo deben eliminarse estos correos electrónicos, razón por la cual Email Archiving y Email Retention Policy son dos términos que a menudo se utilizan indistintamente. Sin embargo, el primero se refiere más a la solución técnica para almacenar y archivar los mensajes, mientras que el segundo implica directrices legales sobre los plazos reglamentarios recomendados o exigidos para la conservación del correo electrónico (y tiende a variar en función del sector). 

He aquí 5 aspectos importantes que debe tener en cuenta antes de crear su ERP. 

Fuente: Freepik

Averiguar qué correos electrónicos se denominan "registros

Para crear una política de conservación del correo electrónico optimizada para los requisitos de su empresa, debe estar seguro de qué mensajes de correo electrónico se consideran "registros" en su sector y/o nicho. Intente encontrar una respuesta lo más precisa posible a las siguientes preguntas:

● ¿Qué correos electrónicos y documentación constituyen un registro?

● ¿Qué tipos de registros necesita enumerar y categorizar? 

● ¿Cuánto tiempo requiere su organización la retención de cada tipo de registro y por qué? 

● ¿Qué grado de accesibilidad deben tener sus correos electrónicos y durante qué periodo de tiempo?

● ¿En qué forma deben almacenarse sus documentos?  

Una vez establecidos todos estos aspectos, es probable que una parte considerable de sus correos electrónicos no deba conservarse en absoluto. 

Conozca los requisitos legales/regulatorios de su sector

Uno de los aspectos vitales para elaborar una política de retención de correo electrónico adecuada es conocer las leyes y normativas que debe cumplir su empresa. Éstas actuarán como sus principales directrices y deberían regir las actividades de su organización y ayudarle a determinar los períodos de retención adecuados para sus correos electrónicos y otra documentación. 

Esto es muy crítico, ya que todas las disposiciones ejercen desagradables sanciones y penalizaciones por actos de incumplimiento, mientras que la reputación de su negocio también está en juego aquí. Dependiendo del tamaño y del sector de su empresa, el daño basado en la reputación puede ser incluso más devastador que el de las sanciones.  

Las leyes estatales y los requisitos de retención legal son perjudiciales para su estrategia de retención, junto con las consideraciones empresariales internas que dictan las necesidades de retención legal. Algunos consejos de buenas prácticas indican que conservar los documentos críticos y los canales de comunicación durante al menos 7 años es una buena estrategia, pero esto depende en gran medida de la industria a la que pertenece su negocio, así como de las circunstancias únicas de su empresa en particular.

Potencial de optimización de costes 

Aunque su organización tiene la opción de almacenar datos y documentos legales potencialmente sensibles para siempre, es una buena práctica encontrar una solución óptima en términos de optimización de costes. Varias soluciones de archivado de correo electrónico y almacenamiento de datos ofrecen numerosas opciones de nivel con respecto a la accesibilidad y el plazo de conservación de sus datos de forma segura. 

Automatización

La automatización de las políticas de retención de registros de correo electrónico es una estrategia por la que optan un gran número de empresas. Se recomienda imponer reglas de buenas prácticas en cuanto a la categorización, gestión y eliminación de correos electrónicos y datos sensibles, especialmente si permite a sus empleados acumular datos de forma ilimitada y sin restricciones. Aunque la mayoría de las empresas automatizan el tamaño del buzón en términos de límites de almacenamiento, es una mejor idea implementar la automatización de la retención de correo electrónico a través de un programa de soluciones de archivo de correo electrónico de terceros. De esta manera, puede poner todas sus tareas de retención y archivo de correo electrónico en piloto automático y dedicar su tiempo y esfuerzo a proyectos más productivos y lucrativos. 

Implementación adecuada

Independientemente del tamaño de su empresa, la implementación inteligente de su política de retención de correo electrónico es tan crucial como el proceso de su creación. He aquí algunos consejos clave para la implementación de la ERP:

● Excluya todos los adornos y manténgalo simple - Es mejor que su política de retención de correo electrónico sea lo más directa y fácil de cumplir posible para no crear más problemas innecesarios.  

● Escriba cada pequeño detalle - Al poner todo por escrito, lo hace disponible y accesible para todos los miembros del equipo. 

● Hazla revisar por profesionales - Asegúrate siempre de volver a revisar tu política con tu departamento de RRHH, con tus asesores legales y con tus empleados para que esté alineada tanto con los requisitos de cumplimiento como con tus objetivos empresariales y estrategias técnicas.

Reflexiones finales 

La incorporación de una política de retención de correo electrónico válida, optimizada y correctamente ajustada no sólo resuelve todos los requisitos legales para este tipo de datos basados en la comunicación, sino que también puede ayudarle a reducir los costes de almacenamiento. Y a pesar de que aproximadamente el 97% de las empresas grandes y medianas con sede en Norteamérica tienen una política de retención y archivo del correo electrónico, sólo un tercio de ellas ha realizado un trabajo lo suficientemente detallado y minucioso en la creación e implementación de la misma. Asegúrese de estar en ese 30%.