"¿Por qué no tenemos poutine en los McDonald's americanos?"

Sarah Thompson, Jefa de Producto de BlueStar, le preguntó a Diane Díaz, Directora de eDiscovery en McDonald's Corporation esta pregunta apremiante y otras más. Sarah se sentó con Diane para hablar, no sólo de la poutine y el EDRM, sino del día a día del trabajo de Diane y del panorama de su exitosa carrera. En la entrevista en vídeo, Diane entra en los detalles de eDiscovery, las tecnologías legales, los consejos del oficio y su viaje personal de 17 años en McDonald's. La evolución del eDiscovery y la carrera pionera de Diane se revelan en la entrevista en vídeo.

[Sarah T.] Hablemos de ti, del eDiscovery, de los litigios y de todas esas cosas buenas. ¿Qué haces en tu papel de Paralegal de Litigios en McDonald's? ¿Cómo es tu día a día?

[Diane D.] Llevo 17 años en la empresa, he dado muchas vueltas, he crecido en este espacio de eDiscovery. Trabajo con 9 abogados, 2 asistentes jurídicos y 2 administradores. Cada día es diferente dependiendo del caso en el que estemos trabajando. Es un grupo muy divertido. Tenemos una posición única y tocamos todos los aspectos del negocio, como las franquicias, la cadena de suministro de bienes inmuebles, la gestión de menús, los equipos o las relaciones gubernamentales, por nombrar algunos. Nunca hay un día aburrido en McDonald's.

[Sarah T.] Así que esa debe ser una de las cosas que realmente te gusta de tu función en McDonald's. ¿Es el hecho de que cada día puede ser diferente, y que realmente no sabes lo que te va a pasar?

[Diane D.] Sí, absolutamente. Nunca sabes si va a ser una buena citación o un jugoso litigio, no es que queramos que eso ocurra, pero me mantiene alerta.

[Sarah T.] Dices que hay unos cuantos abogados, administradores y asistentes jurídicos. No parece que haya un gran equipo. ¿Hablas sólo de Estados Unidos o es algo global?

[Diane D.] Somos un departamento jurídico global y nuestro equipo es un equipo de litigios global. Por lo tanto, si surge un asunto que implique a otro país, aprovechamos la oportunidad para asociarnos con nuestros colegas de ese país y trabajar juntos en la resolución.

[Sarah T.] Vaya, su equipo se encarga de los litigios de una de las mayores empresas del planeta. Parece un equipo pequeño. Deben tener las manos llenas todos los días.

[Diane D.] Pequeño pero poderoso. Tenemos buenos protocolos y los seguimos. Es un gran grupo de personas con las que tengo el privilegio y el placer de trabajar a diario.

[Sarah T.] Mencionas que llevas 17 años en McDonalds como asistente legal. ¿Qué ha evolucionado para ti en el puesto de paralegal durante ese tiempo, porque ha cambiado mucho con la tecnología y los litigios?

[Diane D.] Sí, seguro que ha cambiado mucho. Hace 17 años nos centrábamos en la emisión de retenciones legales por correo electrónico o en la oficina. Nos centrábamos en la identificación y recogida de expedientes en papel. Pero a medida que el panorama digital evolucionó, la recopilación se extendió a la electrónica. Y se creó el EDRM y yo simplemente crecí en ese espacio. No lo sabía. No fue hasta que puse el bolígrafo sobre el papel y escribí todas las tareas que hago a lo largo del año cuando me di cuenta de que estoy apoyando a este EDRM de izquierda a derecha en cada una de las áreas de ese espacio.

[Sarah T.] ¿Consideras que la tecnología en el espacio de la tecnología jurídica te ha ayudado mucho? ¿Te ayuda más ahora que antes? ¿Qué opinas de las herramientas de tecnología jurídica disponibles para equipos como el tuyo?

[Diane D.] Sí, me refiero a la época en la que revisábamos los correos electrónicos de forma nativa y el tiempo que nos llevaba y los procesos anticuados que teníamos para hacerlo. Pedía ayuda y una herramienta que nos ayudara en este proceso de revisión. Sabía que había herramientas y hablé con proveedores que las vendían. Nos llevó un tiempo, pero contratamos a un abogado increíble que me ayudó a elaborar un caso de negocio y a exponer las razones por las que necesitábamos una herramienta interna. Obtuvimos la aprobación y pusimos en marcha una herramienta de evaluación temprana de casos que cambió las reglas del juego. Con todos los datos que hay hoy en día, hay que tener una herramienta. No se puede hacer esto de forma nativa.

[Sarah T.] ¿Recuerdas cuál fue tu primera herramienta de tecnología jurídica?

[Diane D.] Sí, lo recuerdo. La primera herramienta que tuvimos fue Clearwell. Era una gran herramienta para el momento en el que estábamos revisando los datos. Nos aseguramos de que no fuera sólo ese coche rojo brillante que aparcamos en el garaje y miramos sin conducir. Nos dedicamos a esa herramienta y la utilizamos al máximo.

[Sarah T.] ¿Hay algún problema que la tecnología debería resolver pero que no lo hace hoy?

[Diane D.] Si tuviera una lista de deseos, y no creo que sea la única en este espacio, desearía que la tecnología jurídica tuviera esta solución integral. Una sola herramienta, fácil de usar, y que no tuviera que estar certificada para usarla.

[Sarah T.] Quiero decir que si hablas con algunos proveedores de tecnología jurídica, puede que discutan contigo, pero creo que estoy de acuerdo. No hay una solución única que sirva para todo, y si la hay, no es fácil de usar, lo que puede ser por diseño. Eso nos gusta porque nosotros (BlueStar) estamos certificados en esas herramientas. Por otro lado, ¿es algo que querrías hacer, querrías llevar todo el proceso de eDiscovery y no tener que subcontratarlo todo o te gusta el hecho de quitarte algo de trabajo de encima al dárselo a proveedores externos?

[Diane D.] Esa es una gran pregunta. No quiero hacerlo todo. No quiero ser la persona que revisa todos los datos. Me basta con llevar a cabo el proceso de preservación, entrevistar a los clientes empresariales, identificar dónde están los datos, recopilarlos, gestionarlos, cargarlos y procesarlos. No quiero remediarlo. Se lo pasaré a mi proveedor para que me apoye. Y no quiero revisarlo. También se lo pasaré a mi abogado externo.

[Sarah T.] Has mencionado que tienes un equipo pequeño, y parece que muchos de ellos son mujeres, ¿es eso cierto?

[Diane D.] Lo es. Mis dos colegas con los que hablo y colaboro a diario son mujeres.

[Sarah T.] No es raro que los abogados internos cuenten con el apoyo de un personal mayoritariamente femenino, ¿por qué crees que es así? ¿Hay algo en el puesto que hace que las mujeres digan: "Oh, me encanta"? ¿Por qué nos atraen estas funciones?

[Diane D.] No lo sé. Es una gran pregunta. Tenemos unos 50 asistentes jurídicos en el departamento jurídico de Estados Unidos y sólo uno es hombre. Es el soldado solitario del grupo. No sé por qué es así. En el departamento jurídico de McDonald's alguien acaba de decir que el 60% del departamento jurídico son mujeres. Así que es una cosa.

[Sarah T.] ¿Qué te hizo empezar en esta línea de trabajo? Tal vez eso nos lleve a la respuesta. ¿Qué te atrajo específicamente?

[Diane D.] Bueno, puedo decir que lo que me atrajo a la profesión jurídica fue mi abuela. Cuando yo era una niña en la escuela primaria, ella era secretaria legal en un bufete de abogados. De vez en cuando tenía que trabajar los sábados y nos llevaba a mí o a mi hermana allí y me parecía genial. Podía usar su máquina de escribir y me dejaba escoger algunos bolígrafos y rotuladores de esa gran sala de suministros. Y ella tomaba notas en taquigrafía y luego las pasaba a máquina. Me fascinaba. Tal vez fueran los bonitos bolígrafos y el papel, o la máquina de escribir. Y después del trabajo, me llevaba a comer a McDonald's. Lo llevábamos a casa para comer, pero ella decía que teníamos que comer primero las patatas fritas porque eran mejores cuando estaban calientes. Es verdad.

[Sarah T.] Has mencionado que en la empresa sólo se litiga, ¿es esa la única diferencia entre los bufetes de abogados y los abogados internos?

[Diane D.] Bueno, creo que en la empresa hay más oportunidades de desarrollo. Nunca he trabajado en un gran bufete de abogados, así que no puedo comparar las oportunidades que hay. . En nuestro departamento jurídico, puedes hacer una formación cruzada en otros equipos para aprender sobre inmuebles o contratos.

[Sarah T.] ¿Crees que en la empresa hay más interés por la tecnología de eDiscovery o es lo contrario?

[Diane D.] En mi equipo sí que hay un enfoque en el eDiscovery y la tecnología. Somos el único equipo que se centra en ello. Nos encargamos de todos nuestros casos. Desde el punto de vista de la tecnología, eso cae en mi regazo y en el de mi colega. Nos aseguramos de utilizar tecnología actualizada que nos permita llegar a donde necesitamos de forma rápida y fiable.

[Sarah T.] ¿Qué consejo te darías a ti misma hace 17 años?

[Diane D.] En primer lugar, no haría nada diferente. Creo que me ha ido bastante bien en mi carrera aquí. Pero lo que diría es que no te quedes sentada y veas cómo suceden las cosas, habla. Si no hubiera hablado hace 17 años, cuando ese proceso de correo electrónico estaba cambiando, no sé qué habría pasado. Tal vez otra persona estaría dirigiendo esta parte de mi trabajo. Habla y sé positivo. A nadie le gusta una persona negativa. Ser positivo hace que el día sea mejor.

[Sarah T.] En todos sus 17 años en McDonald's, de todas las herramientas y procesos que ha implementado, ¿hay alguno del que se sienta más orgullosa?

[Diane D.] No sé si hay una de la que esté más orgullosa. Me enorgullece ser esa pensadora estratégica. Ya sabes, tenemos un problema, ¿cómo vamos a resolverlo? Me encanta ser ese pensador estratégico y resolver un problema. Encontrar la aguja en el pajar. Eso es lo que más me enorgullece.

[Sarah T.] ¿Hay algún problema en el que estés pensando o intentando resolver?

[Diane D.] ¡Los datos! Oh, ¡los datos! Ya sabes, tratando de manejar esa bestia. Creo que cualquier empresa grande va a tener muchos datos. Quieres una lente en lo que tienes. Esa será siempre la bestia, ¿verdad?

[Sarah T.] Definitivamente. ¿Ha ocurrido alguna vez que la empresa haya asumido una determinada tecnología o herramienta, puede ser un teléfono móvil o lo que sea, que sea demasiado exigente y demasiado cara en términos de cumplimiento de sus obligaciones de preservación corporativa?

[Diane D.] No hay nada que se me ocurra. Si hay algo por ahí, haremos todo lo posible por comprenderlo para poder conservarlo y producirlo si es necesario.

[Sarah T.] Ahora mismo, es un momento realmente interesante para todos los habitantes del planeta con esta pandemia que parece no tener fin. ¿Cómo ha tenido McDonald's que cambiar sus procesos o su forma de trabajar en este momento?

[Diane D.] Sólo puedo hablar desde mi puesto. El negocio en su conjunto pivotó. En el departamento jurídico, ya estábamos en ese espacio de trabajo híbrido en el que trabajábamos un par de días desde casa y un par desde la ciudad. Somos muy flexibles, y estoy extraordinariamente satisfecho de trabajar para un equipo tan flexible.. Una tecnología que se implantó en la empresa durante la pandemia fue Microsoft Teams. Así que, como paralegales de eDiscovery, aprovechamos la oportunidad para entenderlo, al menos desde la perspectiva de eDiscovery. Fue toda una red que desenredar. Las comunicaciones eran más difíciles de seguir. Pero tuvimos muchas reuniones y lo resolvimos.

[Sarah T.] Has mencionado Microsoft Teams y la existencia de una plataforma de eDiscovery de extremo a extremo. Microsoft tiene lo que ellos dicen que es una plataforma de eDiscovery de extremo a extremo. ¿Tienes algún comentario al respecto?

[Diane D.] Tengo muchas opiniones. No sé si son correctas, pero son mis opiniones. Miramos las herramientas todo el tiempo. Hemos estudiado el uso del centro de seguridad y cumplimiento para la solución de eDiscovery de extremo a extremo. Pero notamos algunos agujeros que no pudimos llenar. Parece que Microsoft ha hecho que sea muy lucrativo para ellos asegurarse de que tienes todos los agujeros cubiertos. Tienes que tener esa gran licencia E5 para poder trabajar con todo. Y nosotros no íbamos a gastar esa cantidad de dinero. Así que trabajamos con una parte y creamos procesos para utilizar parte de ella, pero no toda, y utilizamos otras herramientas para completar la solución.

[Sarah T.] Al mencionar de nuevo Microsoft Teams, Microsoft 365 tiene esa funcionalidad que viene junto con esa licencia de nivel inferior para poder preservar cualquier dato en Teams y junto con cualquier otra fuente en Microsoft. Así que, ¿eso supone alguna preocupación para un equipo como el vuestro porque la naturaleza de esas conversaciones de Teams tiende a ser un poco más informal, un poco más conversacional. ¿Qué opinas de eso?

[Diane D.] Sí, como dije, Teams fue una de esas redes que tuvimos que desenredar. Había muchas piezas. Intentamos educar a la gente en los mensajes cuando hablamos con ellos. Pero hay políticas que los empleados deben leer y conocer. RIM hace un gran trabajo publicando las políticas para que la gente las consulte.

[Sarah T.] Definitivamente, creo que la clave para tener una buena política de preservación es entender la fuente de datos, tener una buena política para los empleados y la educación.

Llevas 17 años en este puesto y has evolucionado con el tiempo, asumiendo mucha tecnología legal, implementando diferentes políticas y procedimientos, ¿qué es lo siguiente para ti?

¿A qué aspiras?

[Diane D.] Me encanta mi trabajo. Probablemente no fue hasta hace unos meses que puse el bolígrafo sobre el papel y me dije ¿qué demonios estoy haciendo realmente? Fue una locura. Me refiero a lo que hago al mirar este EDRM. Y cuando cuantificaba en qué se centraba la mayor parte de mi trabajo, que es la gobernanza de la información y los datos y la tecnología, me abría los ojos. Y realmente me encanta hacer esto. Al principio nos centrábamos en las retenciones legales y en hacerlas llegar a nuestro negocio, pero la tecnología ha explotado. Así que, ¿dónde quiero estar en 5 años? No lo sé. Espero seguir en la empresa y crecer en esta carrera de eDiscovery y llevarla al siguiente nivel (por determinar).

[Sarah T.] Diane, en tus 17 años en McDonald's, ¿de qué manera crees que has aportado valor a la empresa en tu papel de asistente jurídico principal?

[Diane D.] Al pensar en ello, y siempre vuelvo a este EDRM, es simplemente lo que sigo y lo que hago. Y ser una especie de adoptador, usuario y seguidor de este espectro y simplemente el conocimiento histórico que aporto es la forma en que agrego valor. De nuevo, ya no es sólo preservar. Es aprender sobre las tecnologías que se están introduciendo. ¿Cómo funciona? ¿Cómo son los metadatos? Nunca pensé que hablaría de metadatos y que me emocionaría, pero lo hago. Tener la cabeza en este espacio, interesarme por él y seguir aprendiendo sobre la tecnología y las herramientas disponibles para ayudar a reducir el riesgo y el coste es la forma en que añado valor.

[Sarah T.] Creo que es un punto realmente genial el que planteas, y quiero llevarlo un paso más allá. Para ilustrar realmente el valor de tu posición y de las personas que hacen el trabajo que tú haces en una empresa. ¿Qué pasaría si no hicieras ese trabajo? ¿Cuáles serían las consecuencias para una empresa que no preservara y recopilara, como lo hacéis vosotros, todos los datos del panorama de la ESI?

[Diane D.] Sí, obviamente es un gran riesgo y creo que pone más presión en los abogados. Si no nos tuvieran a nosotros, podrían depender más de un abogado externo y esos honorarios van a subir. Tendrían que hacer lo que yo hago y averiguar de dónde viene esta tecnología, con qué está conectada. Estamos ayudando a reducir el riesgo y a controlar los costes de los abogados externos.

[Sarah T.] Bueno, no sólo eso, sino que te aseguras de que estás cumpliendo con tu obligación de preservación corporativa, y por lo tanto evitas sanciones en algunos casos. También creo que hay ocasiones en las que los datos que has preservado pueden ayudarte, algunos piensan que son un obstáculo, pero en realidad pueden ayudarte en los litigios, así que te estás asegurando de que esas pruebas estén ahí cuando las necesiten. Me quito el sombrero. Tener gente en la empresa como tú, preservando y recopilando de una manera forense, realmente estás previniendo un gran riesgo para esta empresa, y ni siquiera mencionamos la expoliación. Hablas de metadatos. Si queremos ser nerds en los metadatos, se trata de asegurarse de que el documento que preservó o recogió es tan prístina como puede ser, lo que significa que es forensically sonido, nadie ha manipulado con él. Si se piensa en ello, los litigantes no se enfrentarán a sanciones o a la eliminación de pruebas por expolio, por lo que creo que es un trabajo extremadamente importante. Muchas gracias por tu tiempo hoy, Diane.