Incluso antes de la pandemia mundial, los bufetes de abogados comenzaron a cuestionar el diseño de sus oficinas. Con los años, el concepto abierto ha crecido en popularidad, y las oficinas privadas asignadas son menos comunes de lo que solían ser. Los archivadores están siendo reemplazados por la nube y revisar los contratos casi ya no requiere de un humano. El ejercicio del derecho se centra en el trabajo individualizado, la privacidad y la confidencialidad, y las largas horas de trabajo, pero con una nueva generación de abogados que se incorporan a la fuerza de trabajo y diversos factores externos que se abren camino en la cultura del lugar de trabajo jurídico, ¿cómo se verá y funcionará la futura oficina? 

El futuro del diseño de los bufetes de abogados consiste en permitir los cambios inevitables a los que se enfrenta nuestra sociedad, hacer que la vida laboral sea más fluida para los abogados, encontrar soluciones creativas a los problemas de ocupación y diseñar con el bienestar de los empleados a la cabeza de todo ello. 

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Muchos factores en el ámbito legal se han puesto de manifiesto gracias a la pandemia COVID-19. Las omnipresentes órdenes de quedarse en casa han obligado a los bufetes de abogados a adaptarse rápidamente para mantener la continuidad de sus negocios. El personal y los abogados de todos los niveles están aprendiendo a ser productivos, a cultivar relaciones sólidas con los clientes y a generar ingresos con sólo una conexión WiFi y la tecnología fiable con la que sus empleadores los han instalado. Con la probabilidad de que el trabajo desde casa siga siendo una opción popular, al menos durante unos días a la semana, el bufete jurídico debe evolucionar para apoyar la continua, y ahora necesaria, movilidad de la fuerza de trabajo.

Al reimaginar el futuro bufete de abogados, la pieza más inevitable del rompecabezas será la tecnología. Muchos bufetes están abriendo oficinas completamente remotas como parte de su oferta, por lo que será imprescindible que el lugar de trabajo físico pueda acoger a los abogados visitantes, para que tengan un lugar donde acudir si lo necesitan.

Seguirán existiendo oficinas de tamaño universal repartidas por todas partes, junto con algunas estaciones de trabajo, pero no se asignarán y se establecerán mediante un recurso digital, en el que el personal podrá consultar los espacios a medida que los necesite utilizando sus propios dispositivos móviles para un día de colaboración con su equipo o una declaración programada.

Con sistemas IWMS como iOffice, el personal puede reservar habitaciones, comprobar la disponibilidad de estaciones de trabajo, oficinas y espacios de colaboración, ver una lista de la tecnología proporcionada en cada habitación junto con las instrucciones, solicitar mantenimiento y pedir suministros. Incluso pueden ser notificados cuando el correo ha llegado, pagar sus parquímetros, ajustar la temperatura y la iluminación de una habitación, y más.

Por eso es tan importante que los empleadores y los departamentos de TI involucren a los diseñadores desde el principio del proceso para entender lo que están usando ahora, lo que quieren para el futuro, y cómo planean utilizar la tecnología dentro de cada tipo de habitación. Esto permite que los espacios se construyan alrededor de la tecnología en lugar de tratar de encajar la tecnología dentro del diseño completo. 

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Con el acceso ilimitado a la tecnología, es difícil para los que están en todas las profesiones equilibrar el trabajo con sus vidas personales, especialmente los abogados. También significa que los abogados pueden trabajar de forma más móvil.

Ahora que los bufetes de abogados se están dando cuenta de que sus empleados pueden trabajar efectivamente desde casa, el papel de la oficina cambiará de una necesidad de lunes a viernes, a un centro de conexión visto más como un destino. Esto significa que los abogados no necesitarán venir a la oficina todos los días para llevar a cabo tareas simples, sino que utilizarán la oficina física más como un espacio de trabajo conjunto destinado a reunir a las personas en torno a tareas específicas.

Piensa en ello más como el piso de un edificio o un club de aeropuerto. Visualiza salas de conferencias de varios tamaños con la mejor tecnología intuitiva, un espacio de entretenimiento con una cafetería, un bar húmedo y una variedad de opciones de asientos. Habrá mesas de ayuda informática que se asemejan al Genius Bar de Apple y servicios para uso personal y profesional, como salas de producción construidas con la acústica adecuada y tecnología de pantalla verde para poder grabar podcasts, seminarios web y más.

Tener espacios que se puedan flexibilizar para trabajar para una multitud de usos diferentes como horas felices, reuniones formales e informales, y reuniones internas de todas las manos se hará aún más importante. Estos espacios atraerán a los empleados y visitantes a la oficina específicamente para la conexión humana y les permitirán seguir trabajando a distancia cuando necesiten su tiempo de concentración tan importante, lo que conducirá a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida en general.

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Las empresas, especialmente los bufetes de abogados, todavía van a buscar reducir los costos y los bienes materiales pueden ser parte de eso. En el pasado, esto significaba menos metros cuadrados pero el mismo número de personas. Esto llevó a que las empresas se trasladaran a oficinas de tamaño universal, poniendo a los abogados en oficinas interiores y haciendo que algunos asociados compartan, lo que puede llevar a preocupaciones de privacidad y confidencialidad.

En el futuro, la reducción de los metros cuadrados sigue siendo una realidad, pero en lugar de poner el mismo número de personas en un espacio más pequeño, los lugares de trabajo se equiparán con la proporción adecuada de oficinas, estaciones de trabajo y espacios de apoyo para satisfacer las necesidades de cada empresa. Puede significar tener cuatro abogados por cada oficina, pero con la mayoría de la fuerza de trabajo futura no buscando estar en la oficina todos los días, todo el mundo seguirá teniendo acceso a un lugar privado para trabajar cuando entren. Menos metros cuadrados en el futuro se parece más a un servicio que a un requisito. 

Las investigaciones actuales muestran que lo que más extrañan los empleados de la oficina es la conexión con sus colegas. Como criaturas sociales, estamos destinados a estar cerca de otros, lo que significa que la oficina física nunca desaparecerá, puede que sólo cambie su propósito dado el clima actual. Esta es una razón más para diseñar con la flexibilidad en mente, para permitir a las empresas la capacidad de ser más ágiles en el futuro, no importa lo que venga. 

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Al salir de la experiencia de trabajar desde casa, será importante que la oficina proporcione una sensación de comodidad y seguridad. Esto no sólo significa comodidad física, sino también emocional. Los empleadores deberán considerar los niveles de distracción dentro del espacio y la forma en que las personas aprenden mejor, ya sea a través de la escritura, las señales visuales o de audio. Tendrá que haber espacios que ayuden a energizar y a calmar, y donde los empleados puedan trabajar lo mejor posible en cualquier tarea. Cada persona trabaja de manera diferente, y los niveles de productividad y éxito a menudo se ven afectados por el entorno. El diseño de espacios que atiendan a todo tipo de habilidades de aprendizaje, habilidades físicas, estados emocionales y tipos de tareas va a ser imperativo para los empleados y, en consecuencia, sus empresas, para mantenerse fuertes y resistentes.

La única manera de lograr esto con éxito es conectar a los diseñadores con aquellos que van a habitar un espacio. Tener conversaciones significativas con el personal y los abogados ayuda a formar una imagen holística de cómo crear un espacio que sirva a sus necesidades y mejore la posición de la empresa en el mercado. 

Si hay algo que se puede quitar del actual malestar global y llevar a los diseños de los lugares de trabajo, es que los empleados son más que un número. Mirar más allá de los números del programa y llegar a la raíz de la gente de la compañía y su cultura llevará al éxito.