El 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud declaró el brote de coronavirus (COVID-19) como una pandemia. Este virus se ha propagado rápidamente a unos 200 países y territorios y más de un tercio del mundo se encuentra actualmente en situación de bloqueo. Las vidas y las economías de todo el mundo se han visto gravemente afectadas, y los bufetes de abogados y sus clientes en todo el mundo se han visto inevitablemente afectados. Las operaciones rutinarias, los viajes, las interacciones y la salud y la seguridad se han convertido en asuntos de gran preocupación; y el uso de la tecnología ha adquirido una nueva importancia, en particular en los casos en que se han cerrado oficinas.        

En vista de esta crisis en curso, los bufetes de abogados están pasando rápidamente a la modalidad de gestión de crisis. Están adoptando medidas rápidas para abordar inmediatamente los aspectos, tanto internos como externos, de la gestión de crisis de COVID-19. Las preocupaciones del bufete de abogados COVID-19 en relación con las crisis pueden variar en función de diversos factores, como la jurisdicción, la clientela, la organización y las áreas de práctica, pero algunas de las preocupaciones comunes que pueden tener todos los bufetes de abogados son:  

La salud y la seguridad de los empleados: ¿Cómo proteger la salud mental y física de los empleados? ¿Cómo comunicarse con los empleados, mantenerlos actualizados regularmente, manejar su miedo y levantar su moral? Además, ¿cómo mantener la oficina saneada y limitar las interacciones? ¿Cómo se satisfacen las necesidades adicionales o únicas de los empleados (como la asistencia en caso de que los empleados vivan solos o lejos de su ciudad natal)? La comunicación es clave, e incluso donde las oficinas han sido cerradas, los líderes de los bufetes de abogados se comunican constantemente con sus empleados. Las aplicaciones de videoconferencia como el zoom se han vuelto muy populares y convenientes. El tono de la comunicación es informativo y tranquilizador. Donde las oficinas están abiertas, se tiene cuidado de limitar las interacciones físicas. Muchos tienen acuerdos de trabajo en días alternos para reducir el número de empleados en la oficina en un día determinado y se han impuesto estrictamente restricciones en los viajes y en la asistencia a conferencias / eventos. Además, las empresas han puesto a disposición de los empleados programas de educación física y mental y muchas tienen médicos o psiquiatras de guardia que pueden ayudar a los empleados incluso a distancia. Además, los bufetes de abogados están tratando de identificar y resolver cualquier problema específico que sus empleados puedan estar enfrentando (como el viaje al trabajo, el cuidado de los niños, etc.). Dado que hay una constante batalla por el buen talento, el cuidado adecuado y la preocupación por los empleados durante esta crisis diferenciará a los empleadores.  

Tecnología y Trabajo Ágil: ¿Está su bufete de abogados equipado con la tecnología necesaria para el trabajo ágil y están sus empleados bien capacitados para utilizarla de manera eficiente? ¿Ha pensado en la ciberseguridad y la comodidad del cliente? Además, ¿cómo mantener un sentido de comunidad y comprobar la productividad mientras todos trabajan desde casa? Los bufetes de abogados se han apresurado a establecer políticas de trabajo obligatorio/voluntario desde el hogar y, cuando las oficinas están abiertas, se anima a los empleados a trabajar desde casa aunque estén un poco indispuestos. Muchos bufetes de abogados ya han establecido sistemas que les permiten pasar fácilmente a un trabajo ágil y otros están eligiendo entre los diversos recursos externos disponibles para establecer ahora el trabajo a distancia. En ambas situaciones, es necesario realizar esfuerzos adicionales para asegurar que los empleados estén bien capacitados para utilizar la tecnología (lo que puede hacerse mediante la capacitación en línea) y que la tecnología sea fiable, segura y preserve la confianza de los clientes. Además, la comunicación constante y las actividades de grupo (como los horarios de apertura en línea, las presentaciones y las actualizaciones) pueden promover el sentido de comunidad y el celo por el trabajo.   

Asignación de presupuestos y pérdidas: Habrá un impacto tanto inmediato como futuro de esta crisis en las finanzas de los bufetes de abogados. ¿Cómo debería el bufete cubrir los costos y las pérdidas que se deriven de esta repentina crisis? En caso de que los empleados estén enfermos o trabajen desde su casa: ¿Cómo cubriría la empresa sus salarios; ¿hay que cumplir aún los objetivos; se verá afectado el componente de las primas? ¿Cambiarán las prácticas de contratación y la estrategia presupuestaria para el período posterior a la crisis? Los dirigentes de los bufetes de abogados están examinando de forma diferente sus estrategias presupuestarias y de empleo actuales y futuras sobre la base de las directivas gubernamentales y los requisitos y recursos de su empresa (incluida la cobertura de seguros). Sin embargo, en general, los bufetes de abogados deberían tratar de adoptar un punto de vista compasivo teniendo en cuenta las necesidades de sus empleados durante esta crisis.

Interacción y asistencia a los clientes: En las comunicaciones iniciales de COVID-19, la mayoría de los bufetes de abogados han asegurado a sus clientes que, a pesar del brote de COIVD-19, están disponibles para prestar servicios jurídicos y, si es necesario, están bien equipados para trabajar desde casa. En cuanto a los métodos que se están utilizando para la comunicación e interacción con los clientes, incluso cuando las oficinas están abiertas, se está dando preferencia a las interacciones a distancia, como el correo electrónico, las llamadas y las videoconferencias. Cuando se permite a los clientes entrar en las oficinas de los bufetes de abogados, se toman las precauciones adecuadas: se proporcionan desinfectantes, se mantiene el distanciamiento social, etc. y el tono general de la comunicación es, por supuesto, más comprensivo y reconfortante. 

Preparación para asesorar sobre asuntos relacionados con COVID19: Como las interacciones con los clientes han cambiado, también lo han hecho las consultas de los clientes. A medida que los clientes luchan por aceptar esta crisis en evolución, sus consultas se centran ahora más en asuntos relacionados con la crisis, como la realización de AGM, el empleo, la fuerza mayor y el incumplimiento de contrato. Los clientes necesitan una combinación de asesoramiento legal y práctico, e incluso algunas predicciones, para determinar qué acciones y precauciones deben tomar. ¿Cómo pueden los bufetes de abogados equiparse para atender rápidamente las necesidades de sus clientes en la crisis de COVID-19? Muchos han formado equipos de COVID-19, compuestos en su mayoría por jefes de práctica de las áreas de práctica pertinentes del bufete. Estos equipos se mantienen constantemente actualizados, tanto ellos como sus clientes, sobre los desarrollos y prácticas relacionados con COVID-19. La tendencia general es proporcionar actualizaciones de COVID-19, y algunos servicios y consejos relacionados con COVID-19, de forma gratuita. Muchos bufetes de abogados también han creado centros/recursos en línea sobre COVID-19, a los que pueden acceder libremente los clientes, los empleados y el público en general.     

Desarrollo de negocios: Con restricciones para asistir a conferencias / eventos y tener interacciones cara a cara, los bufetes de abogados se están volviendo digitales para mantener su presencia. Entre otras cosas, los boletines informativos / correos electrónicos de actualización y los seminarios web se utilizan ahora de manera más prominente como herramientas de desarrollo de negocios. Sin embargo, hay que tener cuidado de que los clientes no se vean inundados con ellos, ni que esos esfuerzos se consideren demasiado promocionales o poco éticos para una situación de crisis.   

Continuidad de los negocios y preparación para las secuelas: Un aspecto importante es también pensar en la continuidad de los negocios y ocuparse de las consecuencias de esta crisis, asegurándose al mismo tiempo de que sus empleados y clientes estén a bordo. 

Servicio a la comunidad: Estos tiempos requieren consideración no sólo de sus empleados y sus clientes, sino también de la sociedad en general. Por lo tanto, muchos bufetes de abogados están aprovechando este tiempo para contribuir también a los servicios comunitarios y sociales. 

Algunos bufetes de abogados pueden estar menos preparados que otros para manejar una crisis de este tipo, pero los esfuerzos de mitigación inmediata, hasta cierto punto, pueden ayudar a minimizar el impacto general de la crisis de COVID-19. Deseando a todos buena salud. Manténgase a salvo!