La privacidad y la seguridad de los datos se encuentran entre los componentes fundamentales de cualquier tipo de negocio, no sólo de los servicios jurídicos. La información personal, y los datos en general, se han convertido lenta pero inexorablemente en la propia línea de sangre y en un activo extremadamente importante de todo panorama empresarial moderno.

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En el entorno de los servicios jurídicos, esta afirmación tiene aún más peso, ya que a los bufetes de abogados y a los abogados se les confía a menudo y necesitan manejar información de clientes y/o consumidores que es, normalmente, de naturaleza bastante sensible. Las empresas que prestan servicios jurídicos tienden a recopilar, manejar, procesar y almacenar enormes cantidades de datos basados en los clientes, lo que significa que los niveles de responsabilidad y confidencialidad deben ser lo más altos posible.

Según la encuesta sobre ciberseguridad de 2021 realizada por la American Bar Association, el 25% de los despachos de abogados encuestados afirman haber sufrido una violación de datos, mientras que hasta 7 de cada 10 abogados no están seguros de si los datos de su empresa se han visto comprometidos. 

Estos datos demuestran que todavía hay muchos bufetes de abogados que tienen que mejorar en lo que respecta a la privacidad y seguridad de los datos. 

Por qué las empresas de servicios jurídicos deben preocuparse por la seguridad de los datos

La seguridad y la privacidad de los datos implican estrategias y prácticas desplegadas por una empresa para proteger sus datos, o los datos que pertenecen a sus clientes, de la corrupción, la destrucción o el acceso de personas no autorizadas a lo largo de todo el ciclo de vida de los datos. 

Los bufetes de abogados, en particular, necesitan garantizar un alto nivel de seguridad de los datos. No sólo porque sus grupos de clientes y empresas exigen que tanto los datos operativos como la información personal estén debidamente protegidos, sino porque incluso una sola violación de los datos puede dañar gravemente la reputación de una empresa. 

Independientemente del sector en el que opere una empresa, todos los ecosistemas y relaciones de empresa a cliente y de empresa a empresa se basan en la confianza mutua. Los bufetes de abogados gestionan y procesan datos sensibles de los clientes, y una gran cantidad de estas piezas de información pertenecen a individuos que son propietarios de empresas. Si estos datos se pierden o se exponen a partes no autorizadas, la relación entre un bufete de abogados y su cliente podría arruinarse y dar lugar al fin de una lucrativa colaboración empresarial. 

Por eso es muy recomendable que todos los bufetes que prestan servicios jurídicos a sus clientes hagan de la privacidad y la seguridad de los datos la prioridad número uno. Sólo mediante la creación y aplicación de una sólida estrategia de protección de datos y el establecimiento de un sólido marco de políticas de ciberseguridad, un bufete de abogados puede estar seguro de que cumple con todas las normas y reglamentos necesarios para alcanzar los niveles de seguridad adecuados en todos sus conjuntos de datos y canales de comunicación. 

¿Cuáles son los típicos retos de ciberseguridad a los que se enfrentan los bufetes de abogados?

Existen numerosos obstáculos a los que los bufetes de abogados deben enfrentarse durante su proceso de alcanzar los niveles de protección de datos necesarios. Estos retos son a menudo aparentemente costosos y requieren enfoques multifacéticos, pero si tenemos en cuenta que la prevención de los ataques de ciberseguridad es mucho menos costosa, tanto en términos de recursos como de reputación, que la recuperación de los mismos, la inversión en estos sistemas y estrategias se amortiza a largo plazo. 

Por ejemplo, la brecha de datos media cuesta 4,24 millones de dólares en 2021, lo que supone un aumento del 10% respecto a los resultados de 2020. Esta cifra es bastante elevada, sobre todo si tenemos en cuenta que los despachos de abogados de tamaño pequeño y mediano suelen tener presupuestos de ciberseguridad y protección de datos menos abultados, por lo que son más vulnerables a las violaciones de datos, los ataques y las pérdidas de datos. 

Mientras que las empresas de abogados de nivel empresarial tienen más probabilidades de manejar el alto coste de los posibles ciberataques, las empresas más pequeñas podrían enfrentarse fácilmente a la quiebra después de ciberataques impactantes, a menos que cuenten con estrategias óptimas de seguridad de datos. 

Los bufetes de abogados también suelen enfrentarse al reto de la sobrecarga de datos y de trabajo, al tiempo que están obligados a cumplir las normas del sector en materia de seguridad de datos e infraestructuras. Atender a numerosos clientes y, al mismo tiempo, mantener la seguridad de sus datos puede ser un problema importante, especialmente si esta última tarea se realiza manualmente. 

Esto nos lleva al segmento principal del artículo: 

Consejos de buenas prácticas para superar los problemas de privacidad y seguridad de los datos de los bufetes de abogados

Asegurarse de que un bufete de abogados gestiona y protege todos los datos que circulan por sus sistemas puede ser un proceso complejo y que requiere muchos recursos. Sin embargo, existen consejos de buenas prácticas probados que pueden ayudarle a llevar la protección y la privacidad de sus datos a los niveles estándar del sector con bastante facilidad y sin tener que hacer grandes desembolsos ni obstaculizar su flujo de trabajo. 

Utilizar el cifrado para la gestión de datos sensibles

Los bufetes de abogados procesan y guardan enormes cantidades de datos sensibles y, al hacerlo, tienen una gran responsabilidad cuando se trata de cómo se protegen estos conjuntos de datos. Este quebradero de cabeza puede solucionarse con la aplicación adecuada de una política de cifrado de datos. 

Es muy recomendable que todas las empresas de servicios jurídicos garanticen el cifrado de los datos -tanto los que están "en tránsito" como la información "en reposo"-, de modo que si se produce una violación de los datos, los atacantes no podrán utilizarlos (indebidamente).

Aquí hay un artículo útil sobre varias herramientas de encriptación de datos diseñadas para las necesidades de los bufetes de abogados. También sugerimos considerar la utilización de proxies residenciales rotativos, ya que esta solución puede impedir que el personal no autorizado acceda a piezas de datos sensibles. 

Utilizar soluciones de supervisión de la actividad

Otra de las mejores prácticas efectivas es desplegar soluciones de monitorización de la actividad para rastrear la actividad de los usuarios en sus sistemas. Ya sea la actividad de sus empleados, el tráfico de su sitio web o cualquier otro tipo de supervisión del flujo de datos, este proceso le ayuda a sentar las bases para racionalizar su estrategia de seguridad y privacidad de datos. 

En lo que respecta a la supervisión del tráfico del sitio web, existen numerosas herramientas de automatización y análisis de la actividad de los usuarios que los bufetes de abogados pueden utilizar para rastrear el tráfico y detectar las amenazas a tiempo. Algunas de estas plataformas son incluso de uso gratuito y son de gran ayuda para eliminar los errores humanos y automatizar la supervisión de la actividad.

No descuidar las mejores prácticas de seguridad del correo electrónico 

Las plataformas y canales de correo electrónico transportan una parte importante de datos sensibles. Los correos electrónicos se utilizan a diario, especialmente en entornos de servicios jurídicos, y la información que se comparte en ellos puede ser fácilmente interceptada por ciberatacantes expertos. Por otro lado, las empresas también deben cuidar adecuadamente dónde y cómo se archivan los datos basados en el correo electrónico, así como durante cuánto tiempo deben almacenarse ciertos datos en los sistemas.  

Según la encuesta de la American Bar Association de 2021, el 53% de los encuestados tiene una política que les ayuda a gestionar y automatizar la retención de datos, un porcentaje que sin duda debería aumentar en los próximos años. Además, el 60% de los despachos encuestados afirman utilizar políticas de uso del correo electrónico que les ayudan a gestionar los datos basados en el mismo. Estas prácticas también incluyen la implementación de software de archivado que garantiza la correcta gestión y conservación de los datos basados en el correo electrónico. 

Utilizar la autenticación multifactorial en todos sus sistemas

La seguridad puede reforzarse mediante el uso de la autenticación multifactorial. La autenticación multifactorial consiste en solicitar a un usuario que verifique su identidad más de una vez antes de que pueda acceder a los datos o a una red. Es muy recomendable utilizar al menos un sistema de doble factor, mientras que el número de verificaciones debería aumentar en función de los niveles de sensibilidad de los datos. 

Las prácticas de autenticación de múltiples factores pueden incluir

• Códigos de SMS/correo electrónico
• Preguntas de seguridad
• Captchas, etc.

Mantener los sistemas de seguridad de datos regularmente actualizados 

Ejecutar software obsoleto es extremadamente arriesgado en términos de ciberataques. Cualquier dispositivo que acceda a la web debe enviar su dirección IP, lo que conlleva una mayor vulnerabilidad, ya que los ciberdelincuentes habilidosos pueden abusar de esta dirección IP para acceder a aplicaciones del dispositivo a las que no deberían tener acceso. 

Si los dispositivos informáticos que utilizan sus empleados cuentan con sistemas operativos y de seguridad obsoletos, el riesgo de que se produzca una filtración de datos es mucho mayor. Por tanto, asegúrese de que todos sus empleados utilizan ordenadores y dispositivos actualizados cuando acceden a Internet. Y no olvide actualizar todas las plataformas y aplicaciones de terceros que su bufete pueda estar utilizando. 

Tener una política de contraseñas adecuada

Disponer de una política de contraseñas sólida en toda la empresa puede parecer un consejo de novato, pero el hecho de que el 65% de los usuarios encuestados reutilicen su contraseña para varias o todas las cuentas hace que no sea así. Esta práctica arriesgada aumenta aún más las posibilidades de que se roben datos confidenciales, por lo que toda empresa de servicios jurídicos debería contar con una política de contraseñas que describa claramente la importancia del uso de contraseñas fuertes y dedicadas. También puede considerar el uso de algunas de las herramientas de gestión de contraseñas disponibles hoy en día para automatizar esta tarea 

Crear una mentalidad centrada en la seguridad en toda la empresa

Para tener altos niveles de seguridad de los datos dentro de su empresa de derecho, primero tiene que haber una mentalidad centrada en la seguridad presente en todos y cada uno de los empleados. Para conseguirlo y garantizar una respuesta rápida, considere la posibilidad de realizar ejercicios de formación sobre seguridad. A algunas plantillas les resulta difícil adoptar estas prácticas sin una formación adecuada y una correcta gestión de la seguridad posterior. 

Tomarse en serio la ciberseguridad 

Las violaciones de datos y los ciberataques que dañan la reputación ocurren todos los días. A medida que la infraestructura y los datos de una empresa migran cada vez más a la nube, el panorama de la ciberdelincuencia se adapta en consecuencia y encuentra nuevas formas de recopilar y abusar de la información ajena. 

Mediante la aplicación de los consejos de buenas prácticas explicados anteriormente, los bufetes de abogados se aseguran de que sus datos y los de sus clientes están lo más protegidos posible y de acuerdo con las últimas normas de ciberseguridad.