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Los abogados deben adaptarse a las nuevas jornadas laborales minimizando el tiempo que dedican a ajustar su calendario para alcanzar la eficiencia laboral  

La ordenación de las agendas y la constante “calendarización” de las tareas y de las reuniones pueden quitar mucho tiempo de trabajo a los abogados. 

Con la llegada de la pandemia, los abogados se han adaptado a nuevas jornadas laborales: más extensas y repletas de reuniones telemáticas, lo cual ello representaba bloques de tiempo en el que tenían que dedicar exclusivamente a conversar ya sea con compañeros de trabajo, directivos de la firma, colaboradores o clientes. 

En una encuesta realizada por la compañía tecnológica Reclaim.ai, entre los diferentes profesionales encuestados, la gran mayoría de ellos aseguraron que dedican el 20% de sus horas laborales semanales a ajustar sus calendarios. Este dato es significativo teniendo en cuenta que, de ser cierto, los abogados dedicarían un total de 46 días laborales durante todo el año a trabajar sus calendarios. 

Un problema que se puede añadir a la calendarización es la confusión que puede generar con la calendarización de los eventos personales y no profesionales. De hecho, más de un 10% de los profesionales encuestados en el estudio comentado, afirman que utilizan un único calendario para anotar eventos personales y profesionales. Si bien este hecho sobre el papel parece insignificante, en el día a día puede quitar un tiempo valioso a los abogados, que tienen que segmentar entre su calendario las tareas extralaborales de las que sí son propias del trabajo.

Con la excesiva calendarización también se dan casos de cancelación de las reuniones. Los factores que provocan que se cancele una reunión telemática son innumerables, pero el estudio realizado por Reclaim.ai destaca las principales preocupaciones que acechan sobre quienes deciden cancelar una reunión:

- La importancia de la reunión para el negocio

- La repercusión que causará la cancelación en el equipo

- El cargo laboral de quienes iban a atender la reunión

Con el auge del teletrabajo, las fronteras horarias desaparecen. Cada vez es menos extraño agendar reuniones fuera del horario laboral, aumentando exponencialmente la cantidad de reuniones o llamadas que son finalmente canceladas. 

Para evitar la cancelación de las reuniones telemáticas, los abogados tienden a “bloquear su tiempo”, es decir, decidir qué horas se abstraen de cualquier otra eventualidad, para dedicarse por entero a una o varias tareas concretas. Pero esta acción es irreal sobre la práctica, ya que en muchas ocasiones irrumpen eventualidades inesperadas que trastocan el calendario de los abogados (llamadas de urgencia de los clientes, peticiones por parte de compañeros de trabajo, entre otros). 

Por lo tanto, un consejo para alcanzar la eficiencia en el horario laboral puede ser reducir la cantidad de horas que se invierten en programar, cancelar o reprogramar eventos. Aconsejando que estas labores se automaticen lo máximo posible.